Registros Permanentes y Transcripciones

Archivo de Registro Permanente del Estudiante

Definición
Todos los registros y datos directamente relacionados con un estudiante individual que se incorporan en el archivo de registro acumulativo/registro permanente de cada estudiante y están destinados para uso escolar o para estar disponibles para partes fuera de la escuela, componen el archivo de registro permanente del estudiante. Esto puede incluir, pero no se limita a, informes de calificaciones, solicitud escolar, comunicación a los padres, estado académico y/o disciplinario e informes de progreso.

Las notas personales de trabajo hechas por maestros, consejeros u otro personal de la escuela, con respecto a estudiantes individuales no deben incluirse en el registro acumulativo del estudiante y no están disponibles para los padres, y no pueden transmitirse a otras personas/agencias.

Access

  1. El personal de la escuela, que es responsable de trabajar con los niños; o las secretarias y los empleados responsables de trabajar en los registros, tendrán acceso a los registros permanentes de los estudiantes.
  2. Los padres del estudiante o el estudiante si tiene 18 años de edad o más tendrán el derecho de acceso a los registros educativos del estudiante. Este derecho de acceso incluye la oportunidad de inspeccionar y revisar los registros a petición; el derecho, previa solicitud, a una explicación e interpretación del registro; y el derecho a obtener copias del expediente, si en caso de no recibir una copia efectivamente prohibir el ejercicio del derecho de inspección y revisión. Los padres naturales del estudiante, el tutor, o una persona que actúe en nombre de los padres o el tutor, en su ausencia, tendrán acceso. Hasta que se informe a la escuela y se demuestre que solo uno de los padres tiene derecho, en virtud de la autoridad legal, a ejercer estos derechos, la escuela concederá el derecho de acceso a ambos padres.
  3. No se puede liberar información del archivo de ningún estudiante, incluidas las transcripciones, sin la autorización firmada de los padres con las siguientes excepciones:
    • Uso de la escuela por personal que tiene un interés educativo legítimo.
    • Información a las escuelas de las que se ha recibido notificación de que el estudiante tiene la intención de inscribirse o se ha inscrito.
    • Información necesaria para las auditorías oficiales.
    • Para cumplir con una orden judicial o una citación emitida legalmente después de que se haya hecho un esfuerzo razonable para notificar a los padres de dicha orden o citación.

Transcripciones

Definición
Una transcripción se refiere a una copia del expediente académico permanente de un estudiante, lo que significa todos los cursos tomados, todas las calificaciones recibidas, todos los honores recibidos y los títulos conferidos a un estudiante. Una transcripción oficial es preparada y enviada por la escuela emisora (por el Registrador) con una firma original de un funcionario de la escuela.

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