Permanent Records & Transcripts

Student Permanent Record File

Definizione
Tutti i record e i dati direttamente correlati a un singolo studente che sono incorporati nel file di record cumulativo di ogni studente / record permanente e destinati all’uso scolastico o per essere disponibili a parti esterne alla scuola compongono il file di record permanente dello studente. Ciò può includere, ma non è limitato a, rapporti di valutazione, applicazione scolastica, comunicazione ai genitori, stato accademico e/o disciplinare e rapporti sui progressi.

Le note di lavoro personali fatte da insegnanti, consulenti o altro personale scolastico, riguardanti singoli studenti non devono essere incluse nel record cumulativo dello studente e non sono disponibili per i genitori e non possono essere trasmesse ad altre persone/agenzie.

Accesso

  1. Il personale scolastico, responsabile del lavoro con i bambini; o i segretari e gli impiegati responsabili del lavoro sui registri, hanno accesso ai registri permanenti degli studenti.
  2. I genitori dello studente o dello studente se 18 anni di età o più hanno il diritto di accedere ai documenti di istruzione dello studente. Questo diritto di accesso include la possibilità di ispezionare e rivedere i record su richiesta; il diritto, su richiesta ragionevole, a una spiegazione e interpretazione del record; e il diritto di ottenere copie del record, se la mancata ricezione di una copia vieterebbe di fatto l’esercizio del diritto di ispezione e revisione. I genitori naturali dello studente, tutore, o un individuo che agisce per conto dei genitori o tutore, in loro assenza, sarà dato accesso. Fino a quando la scuola non sarà informata e non sarà fornita la prova che un solo genitore ha il diritto, in virtù dell’autorità legale, di esercitare questi diritti, la scuola concederà il diritto di accesso a entrambi i genitori.
  3. Nessuna informazione può essere rilasciata dal file di qualsiasi studente, comprese le trascrizioni, senza l’autorizzazione firmata del genitore con le seguenti eccezioni:
    • Uso scolastico da parte di personale che ha un legittimo interesse educativo.
    • Informazioni alle scuole da cui è stata ricevuta la notifica che lo studente intende iscriversi o si è iscritto.
    • Informazioni necessarie per gli audit ufficiali.
    • Per conformarsi a un ordine giudiziario o a un mandato di comparizione legalmente emesso dopo che è stato fatto uno sforzo ragionevole per notificare al genitore tale ordine o mandato di comparizione.

Trascrizioni

Definizione
Una trascrizione si riferisce a una copia del record accademico permanente di uno studente che significa tutti i corsi, tutti i voti ricevuti, tutti gli onori ricevuti e gradi conferiti a uno studente. Una trascrizione ufficiale viene preparata e inviata dalla scuola emittente (dal cancelliere) con una firma originale di un funzionario scolastico.

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