Dossiers permanents et relevés de notes

Dossier permanent de l’élève

Définition
Tous les dossiers et données directement liés à un élève individuel qui sont incorporés dans le dossier cumulatif/ dossier permanent de chaque élève et destinés à être utilisés par l’école ou à être mis à la disposition de parties extérieures à l’école composent le dossier permanent de l’élève. Cela peut inclure, sans s’y limiter, les rapports de notes, la demande d’inscription à l’école, la communication aux parents, le statut académique et / ou disciplinaire et les rapports d’étape.

Les notes de travail personnelles des enseignants, des conseillers ou d’autres membres du personnel de l’école concernant les élèves individuels ne doivent pas être incluses dans le dossier cumulatif de l’élève et ne sont pas à la disposition des parents et ne peuvent pas être transmises à d’autres personnes / organismes.

Accès

  1. Le personnel de l’école, qui est chargé de travailler avec les enfants; ou les secrétaires et les commis chargés de travailler sur les dossiers, ont accès aux dossiers permanents des élèves.
  2. Les parents de l’élève ou de l’élève âgé de 18 ans ou plus ont le droit d’accéder au dossier scolaire de l’élève. Ce droit d’accès comprend la possibilité d’inspecter et d’examiner les documents sur demande; le droit, sur demande raisonnable, à une explication et à une interprétation du document; et le droit d’obtenir des copies du document, si le défaut de réception d’une copie interdisait effectivement l’exercice du droit d’inspection et de révision. Les parents naturels, le tuteur ou une personne agissant au nom des parents ou du tuteur d’un élève, en leur absence, auront accès. Jusqu’à ce que l’école soit avisée et qu’elle fournisse la preuve qu’un seul parent a le droit, en vertu d’une autorité légale, d’exercer ces droits, l’école accordera le droit de visite aux deux parents.
  3. Aucune information ne peut être divulguée du dossier d’un élève, y compris les relevés de notes, sans l’autorisation signée du parent, à l’exception des exceptions suivantes:
    • Utilisation de l’école par du personnel ayant un intérêt éducatif légitime.
    • Informations aux écoles à partir desquelles une notification a été reçue indiquant que l’élève a l’intention de s’inscrire ou s’est inscrit.
    • Informations nécessaires aux audits officiels.
    • Pour se conformer à une ordonnance judiciaire ou à une assignation légalement émise après que des efforts raisonnables ont été déployés pour notifier au parent une telle ordonnance ou assignation.

Relevés de notes

Définition
Un relevé de notes fait référence à une copie du dossier scolaire permanent d’un étudiant, ce qui signifie tous les cours suivis, toutes les notes reçues, toutes les distinctions reçues et les diplômes conférés à un étudiant. Un relevé de notes officiel est préparé et envoyé par l’école émettrice (par le registraire) avec la signature originale d’un fonctionnaire de l’école.

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