Cómo Detectar y Prevenir el fraude de Nómina

El fraude de nómina se define más simplemente como los empleados que hacen trampa en el sistema de nómina en su lugar de empleo para recibir fondos a los que no tienen derecho. Hay muchas maneras en que se puede cometer fraude de nómina, incluidos los trabajadores de salarios, por hora y comisiones, así como formas de prevenirlo y detectarlo.

¿Qué es el Fraude de nómina?

Para los trabajadores que reciben un salario, la forma más común de fraude de nómina implica aumentar fraudulentamente la cantidad que deben recibir o agregar un empleado falso a la lista y cobrar estos salarios.

Para los trabajadores a los que se les paga por hora en lugar de con un salario, los métodos de fraude de nómina pueden incluir alterar el número de horas trabajadas, ingresar y salir del trabajo en horarios incorrectos o afirmar que han trabajado turnos cuando no estaban realmente en el trabajo.

Los comisionistas o empleados que trabajan en la manufactura y son pagados por la cantidad de unidades que producen también pueden cometer fraude de nómina. Esto se hace falsificando registros como cuántas ventas han realizado o unidades han producido.

La forma común final de fraude de nómina viene en reclamaciones falsas por gastos. Esto puede variar desde una comida con familiares o amigos que se afirma que es parte de un negocio con un cliente, hasta llevar viajes de viaje etiquetados falsamente como viajes de negocios o reuniones.

Cómo detectar el fraude de nómina

Si bien el fraude de nómina es poco común, hay muchos ejemplos de casos en los que ha ocurrido, y puede potencialmente perder a empresas y empleadores una cantidad significativa de dinero. Un estudio en 2011 encontró que las empresas en Gran Bretaña pierden alrededor de £38 mil millones al año debido al fraude de nómina. Se encontró que el cinco por ciento de todas las reclamaciones de gastos eran falsas, un total de más de £150 millones. Sin embargo, esta cifra cubre lo que se detecta, por lo que es probable que el número real sea significativamente mayor.

Debido al alto costo financiero del fraude de nómina y la gravedad de tales delitos, se han desarrollado algunos métodos para ayudar a detectar el fraude de nómina y proporcionar pruebas si se sospecha. Algunas de las señales clave de que se está produciendo un fraude en la nómina son las siguientes:

  • Síntomas de un empleado que vive un estilo de vida excesivamente caro para sus ganancias
  • Varios empleados que no son miembros de la familia que comparten una dirección o una cuenta bancaria
  • Auditorías de nómina
  • Tener un miembro del personal que no está familiarizado con el sistema de nómina Registros de verificación
  • Anomalías en los registros de nómina

Prevención del fraude de nómina

Si bien es importante detectar si se están llevando a cabo actividades fraudulentas en una empresa, es igualmente esencial hacer todo lo posible para garantizar que no ocurra en primer lugar. Además de las comprobaciones frecuentes de los registros de nómina, esto también se puede hacer asegurándose de que los empleados estén al tanto de todas las consecuencias que rodean el fraude de nómina. Los castigos relacionados con el fraude en la nómina van mucho más allá de una disciplina laboral o de tener que devolver el dinero, y con frecuencia se dictan sentencias de cárcel importantes para los delincuentes.

Conseguir que un cuerpo externo o un miembro del personal externo al equipo revise los registros de vez en cuando aumenta la probabilidad de que se descubran irregularidades. No todos los casos de un empleado que recibe un sobrepago serán fraudulentos, se pueden cometer errores y las comprobaciones frecuentes del sistema también pueden ayudar a corregir rápidamente estos errores, sin pérdidas financieras significativas para la empresa o el empleado involucrado.

Consecuencias del fraude de nómina

El fraude de nómina es un delito grave, con castigos severos para aquellas personas que se demuestre que lo han llevado a cabo. En julio de 2012, un hombre británico que había cometido graves fraudes salariales por valor de millones de libras fue condenado a 17 años de prisión. Si bien la mayoría de los casos no involucran cantidades tan grandes como esta, una sentencia de privación de libertad es un castigo estándar para los estafadores de nómina. Hacer que los empleados sean conscientes de que no solo perderán su trabajo, sino que potencialmente su libertad es una forma segura de reducir el riesgo de que los trabajadores consideren el fraude de nómina. Además de la amenaza de encarcelamiento, tendrán que devolver el dinero que obtuvieron durante su actividad fraudulenta, y se enfrentarán a una nueva multa.

Muchos expertos legales que se especializan en fraude creen que el fraude de nómina se comete ya que se ve como un «delito sin víctimas» y que tales acciones son comunes de todos modos. Asegurarse de que los empleados sepan que sus acciones son perjudiciales y darán lugar a sanciones significativas es una excelente manera de prevenir este comportamiento, y puede alentar a cualquier persona que haya estado cometiendo fraude de nómina no detectado a que cese con sus acciones.

Al tener cuidado solo de nombrar candidatos de alta calidad al llenar sus vacantes de nómina, las empresas pueden asegurarse de tener personal confiable y confiable que no cometerá fraude por sí mismas, así como detectar cualquier actividad sospechosa de otros empleados.

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